RatgeberE-Rechnung
E-Rechnungspflicht 2025: Übersicht nach Rechtsform und Umsatz
Die B2B-E-Rechnungspflicht gilt nicht für alle gleichzeitig. Rechtsform, Unternehmensgröße und Umsatz bestimmen, wann du empfangen und ausstellen musst — unabhängig davon, was einzelne Kunden schon heute verlangen.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung — kein einfaches PDF. Seit der Reform des Umsatzsteuergesetzes (UStG) wird die Pflicht für inländische B2B-Geschäfte schrittweise eingeführt. Die folgende Übersicht ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — für eine schnelle Einordnung nutze den E-Rechnungspflicht-Check.
Zeitplan nach Unternehmensgröße
| Ab | Wer | Pflicht |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen | E-Rechnungen empfangen können (technisch und prozessual) |
| 2025–2026 | Alle (Übergang) | Ausstellung oft noch als „sonstige Rechnung“ (z. B. PDF mit Zustimmung) möglich |
| 01.01.2027 | Vorjahresumsatz > 800.000 € | E-Rechnungen ausstellen (Pflicht) |
| 01.01.2028 | Übrige Unternehmen (≤ 800.000 €) | E-Rechnungen ausstellen — Ausnahmen z. B. Kleinunternehmer |
| Bis 31.12.2027 | Übergangsfrist | Empfänger können noch Papier/PDF o. Ä. akzeptieren, wenn sie zustimmen |
Bis Ende 2027 können Rechnungsempfänger noch der Entgegennahme anderer Formate (z. B. PDF) zustimmen — danach gilt die E-Rechnung als Standard. Details zum Gesamtüberblick für Freelancer.
Matrix nach Rechtsform
| Rechtsform | Typische Einordnung | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Freiberufler | Einzelunternehmen — Umsatzschwelle entscheidet | Unter 800.000 €: Ausstellung ab 2028; Empfang ab 2025 |
| Gewerbetreibender (Einzelunternehmen) | Wie Freiberufler | Gleiche Stufen — Gewerbeanmeldung ändert die E-Rechnungspflicht nicht |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Steuerstatus, keine eigene Rechtsform | In der Regel von der Ausstellungspflicht ausgenommen, Empfang ab 2025 trotzdem — Lexikon |
| GbR | Umsatz und Pflichten pro Gesellschafter klären — Steuerberater | Empfang ab 2025; Ausstellung nach Umsatzstufe (2027/2028) |
| UG (haftungsbeschränkt) | Kapitalgesellschaft | Empfang ab 2025; Ausstellung ab 2027 (>800k) bzw. 2028 (darunter) |
| GmbH | Kapitalgesellschaft | Empfang ab 2025; bei hohem Umsatz Ausstellung ab 2027 |
Rechnungen ins Ausland
Die E-Rechnungspflicht nach deutschem UStG betrifft inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen im Inland (B2C) sind hiervon in der Regel nicht erfasst.
- EU-B2B: Oft Reverse Charge — andere Format-Anforderungen beim Empfänger, trotzdem saubere Pflichtangaben nötig.
- Drittland: Keine deutsche E-Rechnungspflicht, aber Kunde oder Vertrag kann eigenes Format vorgeben.
- Import aus dem Ausland: Als Empfänger musst du strukturierte Rechnungen verarbeiten können, wenn der Leistungsort Deutschland ist.
Empfangen vs. Ausstellen
Auch wenn du erst ab 2027 oder 2028 ausstellen musst, gilt die Empfangspflicht ab 2025. Für die Ausstellung brauchst du in der Regel ein EN-16931-konformes Format — siehe Formate im Vergleich.
Der kostenlose Generator erstellt ZUGFeRD 2.3 BASIC — zum Testen und für Kunden, die BASIC akzeptieren. Für die gesetzliche Pflicht verlangen viele B2B-Empfänger EN 16931/Comfort oder XRechnung. Im Workspace unterstützt Effitrio eine geordnete Ablage nach GoBD-Grundsätzen.
Hinweis: Dieser Inhalt dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die E-Rechnungspflicht kann sich ändern — maßgeblich sind BMF-FAQ, § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG (Stand: Gesetzeslage 2025/2026). Im Einzelfall Steuerberater oder Fachanwalt konsultieren.